S'assurer qu'il y a suffisamment de travailleurs pour couvrir toutes les op\u00e9rations quotidiennes essentielles de l'entreprise peut \u00eatre une t\u00e2che difficile et chronophage pour tout propri\u00e9taire d'entreprise ou responsable des ressources humaines. En particulier lorsqu'une entreprise se d\u00e9veloppe, le suivi des cong\u00e9s, des cong\u00e9s de maladie et des autres absences des employ\u00e9s peut presque ressembler \u00e0 un travail \u00e0 temps plein en soi.<\/p>\n
Pour pallier ce probl\u00e8me, de nombreuses entreprises ont recours \u00e0 des programmes de gestion des absences. Mais qu'est-ce qu'un programme de gestion des absences et comment savoir si votre entreprise en a besoin ?<\/p>\n
En termes simples, un programme de gestion des absences est un programme central dans lequel les professionnels des ressources humaines et les managers peuvent suivre les absences des employ\u00e9s, ainsi que saisir les vacances \u00e0 venir ou les cong\u00e9s programm\u00e9s. Il permet de s'assurer qu'il y a suffisamment de travailleurs pr\u00e9vus dans l'entreprise \u00e0 un moment donn\u00e9, et il peut \u00e9galement alerter les responsables lorsqu'un employ\u00e9 a un nombre excessif d'absences impr\u00e9vues ou certains sch\u00e9mas d'absent\u00e9isme, ce qui permet au responsable de s'attaquer au probl\u00e8me rapidement.<\/p>\n
Un programme de gestion des absences peut \u00eatre aussi simple qu'une feuille de calcul Excel. Mais, pour les raisons que nous allons \u00e9voquer, ce n'est pas la solution id\u00e9ale, en particulier pour les grandes entreprises.<\/p>\n
Les programmes modernes de gestion des absences sont g\u00e9n\u00e9ralement bas\u00e9s sur le cloud. Ils peuvent envoyer des notifications \u00e0 votre service des ressources humaines en cas de probl\u00e8me et permettre aux employ\u00e9s d'acc\u00e9der \u00e0 leurs propres informations \u00e0 partir de n'importe quel appareil.<\/p>\n
Pratiquement toutes les entreprises peuvent b\u00e9n\u00e9ficier d'un programme de gestion des absences, mais si votre entreprise est confront\u00e9e \u00e0 l'une des situations suivantes, vous avez probablement plus de raisons que d'autres d'investir dans un tel programme.<\/p>\n
Lorsque les absences ne sont pas correctement enregistr\u00e9es, les employ\u00e9s peuvent se retrouver avec plus de cong\u00e9s annuels ou de cong\u00e9s de maladie pay\u00e9s qu'ils n'en ont r\u00e9ellement le droit. Cela peut nuire \u00e0 la productivit\u00e9 et \u00e0 la rentabilit\u00e9. Par ailleurs, si un trop grand nombre d'employ\u00e9s partent en vacances en m\u00eame temps en raison d'une mauvaise tenue des registres, cela peut \u00e9galement \u00e9touffer la productivit\u00e9 et susciter le ressentiment des employ\u00e9s qui travaillent.<\/p>\n
Comme nous l'avons d\u00e9j\u00e0 mentionn\u00e9, le suivi des absences peut prendre beaucoup de temps, mais il peut \u00eatre consid\u00e9rablement simplifi\u00e9 par l'utilisation d'un programme central.<\/p>\n
Si vos employ\u00e9s doivent encore remplir une demande de cong\u00e9 sur papier et la faire signer par un responsable, il est peut-\u00eatre temps de passer \u00e0 un syst\u00e8me num\u00e9rique. Un programme de gestion des absences permet \u00e0 vos employ\u00e9s de se connecter n'importe o\u00f9 et de soumettre leurs demandes.<\/p>\n
L'un des principaux probl\u00e8mes li\u00e9s \u00e0 l'utilisation d'une feuille de calcul pour le suivi des absences des employ\u00e9s est le contr\u00f4le des versions. Si plusieurs personnes au sein de l'organisation ont acc\u00e8s \u00e0 l'\u00e9dition, il peut \u00eatre facile de sauvegarder la mauvaise version. Cela est particuli\u00e8rement vrai au moment des f\u00eates de fin d'ann\u00e9e, lorsque de nombreuses demandes de cong\u00e9s arrivent en m\u00eame temps.<\/p>\n
En particulier dans le cas d'absences impr\u00e9vues, les responsables des ressources humaines ont besoin de certaines informations sur la cause de l'absence. Ces informations peuvent \u00eatre difficiles \u00e0 trouver lorsque les employ\u00e9s sont absents.<\/p>\n
Avec un programme de gestion des absences, les employ\u00e9s peuvent \u00eatre invit\u00e9s \u00e0 remplir un formulaire en ligne. Lorsqu'ils omettent un champ obligatoire, le programme les invite \u00e0 le remplir avant de les autoriser \u00e0 envoyer le formulaire.<\/p>\n