S'assurer qu'il y a suffisamment de travailleurs pour couvrir toutes les opérations quotidiennes essentielles de l'entreprise peut être une tâche difficile et chronophage pour tout propriétaire d'entreprise ou responsable des ressources humaines. En particulier lorsqu'une entreprise se développe, le suivi des congés, des congés de maladie et des autres absences des employés peut presque ressembler à un travail à temps plein en soi.

Pour pallier ce problème, de nombreuses entreprises ont recours à des programmes de gestion des absences. Mais qu'est-ce qu'un programme de gestion des absences et comment savoir si votre entreprise en a besoin ?

Qu'est-ce qu'un programme de gestion des absences ?

En termes simples, un programme de gestion des absences est un programme central dans lequel les professionnels des ressources humaines et les managers peuvent suivre les absences des employés, ainsi que saisir les vacances à venir ou les congés programmés. Il permet de s'assurer qu'il y a suffisamment de travailleurs prévus dans l'entreprise à un moment donné, et il peut également alerter les responsables lorsqu'un employé a un nombre excessif d'absences imprévues ou certains schémas d'absentéisme, ce qui permet au responsable de s'attaquer au problème rapidement.

Un programme de gestion des absences peut être aussi simple qu'une feuille de calcul Excel. Mais, pour les raisons que nous allons évoquer, ce n'est pas la solution idéale, en particulier pour les grandes entreprises.

Les programmes modernes de gestion des absences sont généralement basés sur le cloud. Ils peuvent envoyer des notifications à votre service des ressources humaines en cas de problème et permettre aux employés d'accéder à leurs propres informations à partir de n'importe quel appareil.

Comment savoir si votre entreprise a besoin d'un programme de gestion des absences ?

Pratiquement toutes les entreprises peuvent bénéficier d'un programme de gestion des absences, mais si votre entreprise est confrontée à l'une des situations suivantes, vous avez probablement plus de raisons que d'autres d'investir dans un tel programme.

1. Trop d'erreurs sont commises.

Lorsque les absences ne sont pas correctement enregistrées, les employés peuvent se retrouver avec plus de congés annuels ou de congés de maladie payés qu'ils n'en ont réellement le droit. Cela peut nuire à la productivité et à la rentabilité. Par ailleurs, si un trop grand nombre d'employés partent en vacances en même temps en raison d'une mauvaise tenue des registres, cela peut également étouffer la productivité et susciter le ressentiment des employés qui travaillent.

2. Le suivi des absences prend trop de temps administratif.

Comme nous l'avons déjà mentionné, le suivi des absences peut prendre beaucoup de temps, mais il peut être considérablement simplifié par l'utilisation d'un programme central.

3. Vos demandes de congés se font encore sur papier.

Si vos employés doivent encore remplir une demande de congé sur papier et la faire signer par un responsable, il est peut-être temps de passer à un système numérique. Un programme de gestion des absences permet à vos employés de se connecter n'importe où et de soumettre leurs demandes.

4. Problèmes de contrôle des versions

L'un des principaux problèmes liés à l'utilisation d'une feuille de calcul pour le suivi des absences des employés est le contrôle des versions. Si plusieurs personnes au sein de l'organisation ont accès à l'édition, il peut être facile de sauvegarder la mauvaise version. Cela est particulièrement vrai au moment des fêtes de fin d'année, lorsque de nombreuses demandes de congés arrivent en même temps.

5. Informations manquantes

En particulier dans le cas d'absences imprévues, les responsables des ressources humaines ont besoin de certaines informations sur la cause de l'absence. Ces informations peuvent être difficiles à trouver lorsque les employés sont absents.

Avec un programme de gestion des absences, les employés peuvent être invités à remplir un formulaire en ligne. Lorsqu'ils omettent un champ obligatoire, le programme les invite à le remplir avant de les autoriser à envoyer le formulaire.

Si vous souhaitez explorer plus avant les avantages de la mise en œuvre d'un programme de gestion des absences au sein de votre propre organisation, nous pouvons vous aider. Contactez nous aujourd'hui pour en savoir plus.